Convocatoria No. 003 – 07 de febrero de 2024 – Términos de referencia

CONVOCATORIA No. 003 DE 07 DE FEBRERO DE 2024 – TÉRMINOS DE REFERENCIA

PARA CONTRATAR:  Prestar el servicio de transporte especial terrestre para la movilización de dinamizadores y traslado de quipos médicos   de la IPS I MINGA -AIC EPSI con el fin de desarrollar la atención extramural de los afiliados de la AIC EPSI.  

OBJETO: Contratar el servicio de transporte especial terrestre para la movilización de dinamizadores y traslado de quipos médicos   de la IPS I MINGA -AIC EPSI con el fin de desarrollar la atención extramural de los afiliados de la AIC EPSI, ubicados en las comunidades indígenas; Ubarba, Chancos, las Estancias, La esperanza, El salado, Moreta, Sausagua, Sardinero.

NUMERO DE PROVEEDORES A SELECCIONAR:	01
ENTIDAD A INGRESAR:	ASOCIACIÓN INDÍGENA DEL CAUCA EPS-I/ IPSI MINGA
AREA Y/O COMPONENTE A INGRESAR:	IPSI MINGA
SEDE:	CRA 11 Nro. 12 N 75 B/ SANTA CLARA UNIDAD CUIDADO EN MINGA IPSI.
MODALIDAD DE CONTRATACIÓN:	CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIO DE TRANSPORTE ESPECIAL TERRESTRE
DIRIGIDO A:	PERSONAS NATURALES O JURÍDICAS DEL MUNICIPIO DE RIOSUCIO/CALDAS
TIEMPO DE EJECUCIÓN:	DIEZ (10) A ONCE (11) MESES.
VALOR PROMEDIO DEL CONTRATO:	N/A
REQUIERE AVAL:	N/A

SELECCIÓN DE CONTRATISTA Para Contratar servicio de transporte especial terrestre para la movilización de dinamizadores y traslado de quipos médicos   de la IPS I MINGA -AIC EPSI con el fin de desarrollar la atención extramural de los afiliados de la AIC EPSI.

La presente convocatoria se dirige a las personas naturales y jurídicas debido a la necesidad del servicio, para garantizar la prestación del servicio de salud en la modalidad extramural a la población afiliada de la AIC EPSI estructura administrativa.

1. ESPECIFICACIONES, CARACTERÍSTICAS Y/O CONDICIONES DEL SERVICIO

El contratista prestará el servicio de transporte especial terrestre en vehículo automotor de acuerdo a las siguientes características y condiciones:

-Teniendo en cuenta que la presente invitación es el desarrollo del traslado o movilización del personal dinamizador de la IPSI MINGA, el proponente debe disponer de uno (1) vehículo automotor tipo Carpati con capacidad de 5 a 6 pasajeros, incluido los equipos médicos (5 EQUIPOS DE COMPUTO, 1 IMPRESORA MULTIFUNCIONAL, 1 PESA BEBE CON TALLIMETRO, 2 BALANZAS DE ADULTO, 2 CAMILLAS, 2 ESCALERILLAS, 1 UNIDAD ODONTOLOGICA PORTATIL( INCLUYE SILLA, COMPRESOR Y ESCUPIDERA, 5 MESAS RIMAX, 3 CAJONERAS PLASTICAS). La unidad de medida será el valor por viaje o recorrido.

-El proponente debe contar con los documentos en regla del vehículo de propiedad, que no figure con multas y/o sanciones vigentes por la secretaría de tránsito y transporte municipal. El o los vehículos no pueden estar pignorados o en su defecto no pueden presentar alguna situación jurídica o comercial.

-El servicio de transporte se prestará en áreas rurales en vía carreteable no pavimentada, y se realizará en viajes de ida y regreso de acuerdo al cronograma impartida por la persona responsable.

Nota:

1). Los proponentes deberán indicar en su propuesta el tipo de vehículo, la capacidad y las condiciones técnico mecánicas en regla.

2)  La disposición de transportar teniendo en cuenta las condiciones y/o estados de las vías.

2. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL PROVEEDOR – FUNDAMENTOS JURÍDICOS. 

• IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR:

El contrato a celebrar corresponde a la prestación del servicio de transporte especializado para el traslado de los dinamizadores de la IPSI MINGA -ACI EPSI, incluido los equipos médicos, para las actividades extramurales en las comunidades; Ubarba, Chancos, las Estancias, La esperanza, El salado, Moreta, Sausagua, Sardinero. Y al tratarse, LA AIC EPS-I/ IPSI MINGA de una Asociación de Cabildos Indígenas, todas las diferencias que surjan entre las partes deberán dirimirse ante el Consejo Regional Indígena del Cauca – CRIC, a quien reconocen como Autoridad Tradicional con plena y total Jurisdicción, por lo tanto se regirá por el Derecho Mayor, La Ley de Origen, El Derecho propio, el Convenio 169 de La OIT ratificado por Colombia mediante Ley 21 de 1991, La Declaración de Naciones Unidas de septiembre de 2007, Ley 89 de 1890, el Decreto 1088 de 1993, el Decreto 252 de 2020, el Art 246 de La Constitución Política de Colombia, La Jurisdicción Especial Indígena y La Autonomía Territorial. Cualquier discrepancia originada en el desarrollo de la ejecución del contrato, la interpretación y la liquidación, se acudirá a las autoridades indígenas competentes por los factores territorial y personal, para que decida en ejercicio de la jurisdicción especial indígena la ruta a seguir.

De igual manera, de generarse algún desacuerdo en la presente cláusula, por elección de las partes se podrá acudir al régimen jurídico aplicable a la modalidad de selección del contrato a suscribir, sometido a la legislación y jurisdicción colombiana y demás normas que la complementen, modifiquen o reglamenten y por las normas civiles y comerciales que regulen el objeto del contrato, como también a los mecanismos alternativos legales de resolución de conflictos previstos en la ley. Así mismo, se podrá hacer uso del mecanismo de conciliación previstos en la ley.

3. PLAZO Y LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO:

El plazo para la ejecución del objeto será de DIEZ (10) A ONCE (11) MESES, contados a partir del perfeccionamiento del contrato y el cumplimiento de los requisitos de ejecución contractual. El servicio de transporte especial se prestará en el Municipio de Riosucio Caldas a la IPSI MINGA, de acuerdo con el tiempo de ejecución y a plena satisfacción de recibido por la (el) Supervisor del contrato y serán entregadas en dicho sitio hasta finalizar con el objeto del contrato.

4. VALOR Y FORMA DE PAGO:

El valor del presente contrato estará sujeto a la disponibilidad presupuestal de la IPSI MINGA y la aprobación por parte de la Estructura Administrativa de la AIC EPSI, y serán pagados de la siguiente manera:

La IPSI MINGA cancelará al contratista de la siguiente forma; mediante mecanismo de evento en el cual el con la presentación de la cuenta de cobro o factura ante la entidad Contratante. Soportes que se presentarán una vez preste el servicio de acuerdo a la agenda de recorrido programada por el personal dinamizador responsable. La IPSI MINGA pagará dentro de los 10 días hábiles a la presentación de los soportes de cobro (cuenta de cobro) en la dirección: en la dirección física Calle 18 A entre Carrera 5 B y 5 C urbanización Villa mar, del Municipio de Riosucio Caldas.   El contrato no tendrá lugar a anticipo.  Además, lo señalado aquí solo procederá cuando se haya cumplido con la etapa precontractual (perfeccionamiento y legalización del contrato).

– Para la liquidación del contrato debe ser acompañado de la respectiva cuenta cobro o factura de servicio en original y copia, la cual debe cumplir, como mínimo, los requisitos de las normas fiscales establecidas en el artículo 617 del Estatuto Tributario. La fecha de la factura debe corresponder al mes de prestación del servicio, y en ella constará el número del contrato, el concepto del bien o servicio que se está cobrando, la dependencia responsable y el nombre del supervisor designado o funcionario responsable.

Las facturas y/o cuentas de cobro deben ser entregados a la IPSI MINGA en la dirección física Calle 18 A entre Carrera 5 B y 5 C urbanización Villa mar, del Municipio de Riosucio Caldas. 

El CONTRATISTA deberá dar cumplimento a toda la normatividad relacionada el servicio de tránsito y de transporte y en materia tributaria cuando a ello hubiere lugar y que aplica para este tipo de contratación. Las facturas electrónicas deberán ser enviadas al correo electrónico del CONTRATANTE denominado: [email protected]

El contratista deberá informar a la IPSI MINGA la cuenta bancaria (corriente o de ahorros), abierta a su nombre, en la cual le serán consignados o transferidos electrónicamente, los pagos que por este concepto le efectúe la Asociación Indígena del Cauca AIC EPSI/ IPSI MINGA.

Como requisito previo para la autorización de cada Acta de Pago, el contratista deberá acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como parafiscales (SENA, ICBF, Cajas de Compensación Familiar, etc.), cuando corresponda.

La IPSI MINGA aclara que para el presente proceso de contratación la unidad de medida será el traslado (viaje) de los dinamizadores incluido los equipos médicos antes enlistados según la fecha y /o cronograma establecido por el responsable de la IPSI MINGA. El contratista tendrá derecho a generar el cobro por el servicio posterior al traslado o viaje realizado de los dinamizadores.

Todos los impuestos, retenciones y demás costos que se causen por razón de la legalización y ejecución de los contratos, incluidas la constitución de las garantías contractuales, son de cargo exclusivo del CONTRATISTA según el contrato. Por lo tanto, los precios que se propongan deberán considerar tales conceptos cuando a ello hubiere lugar.

5. REQUISITOS HABILITANTES Y DE EXISTECIA Y REPRESENTACION LEGAL:

A través del Manual de Contratación AIC EPS-I, CAPITULO III. DISPOSICIONES GENERALES PARA LA CONTRATACIÓN, NUMERAL 1, Y SIGUIENTES:

Con el propósito de verificar los requisitos habilitantes el proponente anexo a su OFERTA deberá presentar los siguientes documentos:

5.1. Para persona natural y/o persona jurídica según corresponda.

1. El proponente deberá presentar su OFERTA en sobre cerrado y sellado.
2. Oferta técnica y económica
3. Hoja de vida o portafolio de servicios
4. Carta de presentación de la propuesta, firmada en original por el proponente, la oferta se presentará por escrito, en idioma español y a computador.
5. Propuesta debidamente foliada.
6. Con la carta de presentación de la propuesta se entiende presentada la declaración juramentada por parte del proponente de no encontrarse incurso en alguna de las inhabilidades o incompatibilidades previstas en la Ley, ni en conflicto de intereses que pueda afectar el normal desarrollo del contrato, así como el origen licito de los recursos destinados para la ejecución del contrato.
7. Copia de la cédula de ciudadanía del proponente ampliado al 150%.
8. Certificado de Registro o Matrícula Mercantil vigente o renovada, certificado que debe ser expedido por la Cámara de Comercio dentro de los treinta (30) días calendario, anteriores a la fecha de presentación de la propuesta, donde se verifique que el objeto o actividad económica cumpla con el objeto contractual de la presente invitación.
9. Registro único Tributario (RUT) en el cual se pueda verificar el NIT y que la actividad económica de la persona esté directamente relacionada con el objeto contractual (puede ser la actividad principal o secundaria(s).
10. Certificado de antecedentes disciplinarios, fiscales y judiciales actualizados tanto del representante legal como de la empresa o sociedad, con fecha no mayor a treinta (30) días del cierre de la presente convocatoria.
11. Certificación bancaria de cuenta corriente o bancaria actualizada.
12. Estados financieros certificados y dictaminados con corte a 31 de diciembre 2022 y notas de los estados financieros.
13. Copia de la tarjeta profesional del contador quien firma los estados financieros y el certificado de la junta de central de contadores vigente.
14. Copia de los contratos liquidados y/o certificación de acreditación de experiencia en contratación que sumada sea igual o superior al 100% del valor del contrato.
15. Soporte de la Afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral.
16. Certificación del Revisor Fiscal o Contador, o soporte de paz y salvo en el pago de aportes parafiscales y de seguridad social.
17. Copia de los estatutos vigentes de la sociedad (si aplica).
18. Autorización previa para celebrar contratos de determinada cuantía (si aplica).

5.2. Precisiones sobre los documentos habilitantes.

Cumplimiento de requisitos legales sobre el o los vehículos que se pondrán a disposición para cumplir con el objeto de la presente convocatoria.

• Carta de presentación de la oferta. La carta de presentación de la OFERTA debe estar suscrita en original por la persona natural o por el representante legal de la persona jurídica. Podrán suscribir la propuesta las personas naturales o jurídicas en sus diferentes tipos de asociación que presten sus servicios en la distribución de los elementos requeridos.
• Fotocopia de la cédula. Del oferente o su Representante Legal (según su condición de persona natural o jurídica).
• Certificado de Existencia y Representación Legal. El proponente deberá presentar el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio con una expedición no mayor de treinta (30) días anteriores a la fecha de cierre de la invitación. En este certificado debe constar que el término de duración de la persona jurídica, mínimo, es igual al plazo del contrato y un (1) año más. Este ítem aplica cuando el proponente sea una persona jurídica (empresa legalmente constituida).
• Inhabilidades e incompatibilidades. El proponente deberá manifestar no encontrarse incurso dentro de alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar. El proponente declarará en la carta de presentación de la propuesta que no se encuentra dentro de dichas inhabilidades e incompatibilidades.
• Registro Único Tributario del Oferente. El oferente deberá anexar una fotocopia legible del RUT, en el cual se pueda verificar el NIT y que la actividad económica de la persona esté directamente relacionada con el objeto contractual (puede ser la actividad principal o secundaria(s).
• Experiencia del proponente. Para ser considerado hábil, el proponente deberá acreditar experiencia mediante la presentación de copia de mínimo un (1) o dos (2) contratos que haya ejecutado en los dos últimos años con cualquier entidad, anteriores a la fecha de la presente invitación. El valor ejecutado debe ser equivalente como mínimo el 60 % o igual al valor de la propuesta a contratar.
• Los proponentes deberán acreditar una adecuada capacidad técnica de acuerdo al vehículo que se disponga para la ejecución del contrato, para ello, el proponente debe demostrar y garantizar los documentos en regla tanto del vehículo, conductor y propietario, de tal forma que no implique el riesgo la celebración o cumplimiento del objeto contractual.

No se tendrán en cuenta para la evaluación aquellas certificaciones que no contengan información que permita verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en este numeral.

-El proponente no podrá ofrecer su servicio cuando a la fecha exista un contrato vigente con otra entidad, esto con el fin del evitar riesgos administrativos y legales.

Nota:

• Toda l documentación relacionada y entregada dentro de la propuesta deberá ser verídica y fiable, en caso contrario, la IPSI MINGA pondrá en conocimiento de las entidades competentes.

6. PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACION DE LA PROPUESTA. 

La evaluación de la propuesta del proponente se hará dentro de los cuatro (04) días hábiles siguientes al cierre de la invitación a ofrecer. Se considera propuesta elegible siempre y cuando cumplan con todos los requisitos de participación exigidos en la presente invitación a ofrecer, y que no vayan en detrimento de las condiciones que aquí se solicitan. No obstante, lo anterior, cuando se demuestre que el proponente presenta documentos o información que no corresponda a la realidad, su propuesta será descalificada en cualquiera de las etapas en que se encuentre este proceso. Sin perjuicio de las acciones civiles y penales a que hubiere lugar.

Cuando este hecho se detecte luego de celebrado el contrato, será causal de terminación de este, sin perjuicio de las acciones contractuales y penales a que hubiere lugar.

6.1. Evaluación técnica. 

Revisión por parte del área que requiere la contratación, teniendo en cuenta los siguientes criterios. Este factor dará puntaje de calificación de máximo 45 puntos distribuidos así:

EXPERIENCIA EN CONTRATACIONES	Puntaje
	15	Subtotal
Experiencia contractual   ejecutado como mínimo el 60 % o superior al valor de la propuesta a contratar.	15
Experiencia contractual ejecutado   inferior al 60% del valor de la propuesta a contratar.	0

 

PROPUESTA TÉCNICA	Puntaje
	20	Subtotal
Capacidad del vehículo para atender el servicio requerido (traslado de dinamizadores incluyendo los equipos médicos)	10
Cumplimiento de los documentos en regla según lo establecido por Tránsito y Transporte (SOAT, LICENCIA DE CONDUCCIÓN, CERTIFICADO DE REVISIÓN TECNICO MECANICA, TARJETA DE PROPIEDAD).	10

 6.2. Evaluación económica

La evaluación económica se realizará con fundamento en la sumatoria de los valores por viaje o traslado para el contrato de prestación de servicio de transporte especial terrestre de dinamizadores incluido los equipos médicos de la IPSI MINGA.

NOTA 1: El proponente deberá presentar el valor total de la propuesta, el cual deberá tener en cuenta la referencia de precio o costo establecido por la entidad territorial competente.

 Revisión por parte del área que requiere la contratación analizando la propuesta y obteniendo el mayor puntaje, sin detrimento de la calidad del servicio a contratar. Este factor tiene un valor máximo de 45 puntos:

OFERTA MÁS ECONÓMICA	Puntaje
	45	Subtotal
Propuesta con el menor valor	45

 

7. ASIGNACIÓN DEL PUNTAJE TOTAL.

La suma del puntaje de la evaluación técnica y la evaluación económica, previo cumplimiento de los requisitos habilitantes, lo cual determina la selección del contratista que cumpla con los requisitos establecido. 

Analizada la propuesta de acuerdo con el procedimiento citado en el anterior numeral, se determinará si cumple o no cumple con los requisitos establecidos y así se acreditará mediante acta.

El resultado del proceso de evaluación, se le hará saber al proponente mediante carta de aceptación de la oferta, el cual tiene carácter de reserva.

Se adjudicará el contrato de servicio de transporte especial siempre y cuando cumpla con los requisitos aquí establecidos, quedando claro que solo el Comité de compras conformado por la Estructura Administrativa de la AIC EPSI, IPSI MINGA, sugieren a quien se le adjudique el contrato respectivo. A criterio del comité-estructura administrativa, no siempre se adjudicará el contrato por más económica que sea esta, dado que interesa considerar el cumplimiento de los requisitos y la capacidad del proponente para cumplir con el servicio.

Mediante comunicación de aceptación de la oferta, la IPSI MINGA manifestará la aceptación expresa e incondicional de la misma, la cual enviará por escrito al proponente que resulte seleccionado, documento que reposará en el archivo de la entidad contratante.

La IPSI MINGA declarará desierto el proceso de selección mediante comunicación motivada (acta), cuando no se presente propuesta alguna o cuando las propuestas presentadas no cumplan con los requerimientos solicitados en la presente invitación, dicha comunicación en este último caso será comunicada por escrito a los proponentes y reposará en el archivo de la IPSI MINGA.

En caso de que el proponente elegido no cumpla con los términos del contrato, o decida desistir de él, se realizará nueva invitación.

8. CAUSALES DE RECHAZO:

Serán rechazadas y eliminadas las propuestas en cualquiera de los siguientes casos:

• La presentación de varias propuestas por parte del mismo proponente por sí o por interpuesta persona, o la participación de una misma persona en más de una propuesta.
• Cuando el proponente se halle incurso en alguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar establecidas en la Constitución, la Ley o en el Manual de Contratación AIC EPS-I.
• Cuando la oferta se presente en forma extemporánea o en un lugar distinto al señalado en la invitación.
• Cuando se descubra o compruebe falta de veracidad en la documentación presentada para esta invitación.
• Cuando en la propuesta se encuentre información o documentos que contenga datos tergiversados, alterados o tendientes a inducir a error al comprador.
• Cuando se compruebe que un proponente ha interferido, influenciado, u obtenida correspondencia interna, proyectos de concepto de evaluación o de respuesta a observaciones, no enviados oficialmente a los proponentes.
• Cuando se compruebe confabulación entre los proponentes que altere la aplicación del principio de selección objetiva.
• Cuando el objeto principal de la persona jurídica no guarde relación directa con el objeto contractual.
• Cuando el proponente se encuentre incurso en alguna de las causales de disolución y/o liquidación de sociedades.
• Cuando el proponente habiendo sido requerido por el contratante para aportar documentos o información conforme a lo establecido en la invitación, no los allegue conforme a sus exigencias y/o dentro del término fijado para el efecto, en la respectiva comunicación o en la presente invitación.
• Cuando los ítems ofertados no correspondan exactamente a la descripción técnica exigida en la presente invitación.
• Cuando la propuesta se modifique por el proponente de manera unilateral o ante una solicitud de aclaración de la IPSI MINGA.
• Cuando el proponente no cumpla con alguno de los requisitos habilitantes contenidos en la presente invitación.
• Cuando uno o varios precios presentados en la propuesta presenten desequilibrios no justificados en relación con los precios normales del mercado.
• Cuando mediante acuerdos u otras conductas realizadas por el proponente se atente o pongan en riesgo los derechos de LA IPSI MINGA o de otros proponentes.
• Cuando el proponente ejecute cualquier acción tendiente a influenciar o presionar a los dinamizadores de la IPS-I MINGA encargados del estudio y evaluación de las propuestas, o de la aceptación de la oferta.
• Cuando el proponente no haya respondido oportunamente cualquier requerimiento de información de LA IPSI MINGA o lo haga modificando la propuesta.
• Cuando el proponente no acepte la sujeción a la ley colombiana o cuando la propuesta estipule la obligatoriedad de que las diferencias que surjan entre las partes durante la ejecución del contrato sean sometidas a la decisión de los Mecanismos Alternativos de Solución de Controversias Contractuales – MASC en el marco de la Jurisdicción especial Indígena.
• Cuando los estados financieros solicitados para evaluación no cumplan lo previsto en la ley.
• Cuando el revisor fiscal o el contador público responsables de suscribir los documentos financieros exigidos no estén debidamente registrados ante las autoridades competentes y habilitados por éstas.
• Cuando detectadas desviaciones no sustanciales en la propuesta, el proponente requerido para hacer las aclaraciones que la IPSI MINGA consideran necesarias, no las haga o las que haga resulten por fuera del tiempo fijado para ello o insatisfactorias para el propósito buscado.
• Cuando, detectados errores u omisiones de forma en los documentos financieros y solicitadas las aclaraciones del caso, el proponente no las haga o las que presente se consideren insatisfactorias o inconsistentes por parte de la IPS-I MINGA.
• Cuando el oferente no presente el formulario “Carta de presentación de la oferta” o habiéndola presentado no cumple con las exigencias requeridas.
• Cuando la propuesta no resulte elegible por no obtener un puntaje mínimo del sesenta por ciento (60%) del puntaje máximo establecido para la evaluación de la misma.
• No estar inscrito en el Registro Único de Proponentes (RUP) de la Cámara de Comercio. (cuando aplique)
• No presentar la totalidad de los formularios de precios (No se aceptan propuestas parciales).
• No cumplir con los índices financieros exigidos.

9. FECHA, HORA Y LUGAR PRESENTACION DE LAS PROPUESTAS.

Las propuestas deben ser presentadas en el Municipio de Riosucio Caldas en la ventanilla de recepción de documentos de la IPSI MINGA, en la dirección física Calle 18 A entre Carrera 5 B y 5 C urbanización Villa mar, del Municipio de Riosucio Caldas.

No.	ETAPA	FECHA Y HORA
1	Plazo para presentar propuesta	Desde: 27 de febrero de 2024 Hora: 8:00 A.M. Hasta:  04 de marzo de 2024: Hora: 5:00 P.M
2	Plazo para evaluación de propuestas (Comité de compras)	5 a 10 días hábiles a partir de la recepción de las propuestas.
3	Plazo para elaboración, perfeccionamiento y cumplimiento de requisitos de ejecución del Contrato	2 a 5 días hábiles posterior a la elección del contratista.

El precio ofertado por el proponente deberá mantenerse durante todo el término de ejecución del contrato, y no podrá modificarla en afectación al presupuesto destinado para dicho servicio.

Nota: La propuesta y los requisitos habilitantes deben ser presentados en SOBRE SELLADO, en el lugar establecido en la presente convocatoria.

10. LUGAR FÍSICO EN QUE SE LLEVARÁ A CABO EL RECIBO DE LAS OFERTAS.

 

EN EL MUNICIPION DE RIOSUCIO CALDAS:

Dirección: en la dirección física Calle 18 A entre Carrera 5 B y 5 C urbanización Villa mar, del Municipio de Riosucio Caldas, MINGA IPSI.

A nombre de: NOSCAR MAURICIO LLANTEN LLANTEN, Representante Legal delegado IPS-I MINGA.

Celular: 3166919163

E-mail: [email protected]

Dirigido el sobre con el siguiente título: Propuesta para la prestación del servicio de transporte especial terrestre para la IPSI MINGA.

Nota: No se aceptan propuestas por medios electrónicos ni entregadas en oficinas diferentes a la anteriormente mencionada. Tampoco se aceptan ofertas presentadas en fechas y horas diferentes a las planteadas en el cronograma.

La oferta debe enviarse con suficiente antelación para que sea recibida en las instalaciones y/o sede de la IPSI MINGA a más tardar en la fecha y antes de la hora fijada. En todo caso, la IPSI MINGA no se hará responsable del retardo o extravío que se derive de esta forma de presentación. Las ofertas que se reciban después del plazo fijado para el cierre de la contratación serán devueltas al Oferente en las mismas condiciones en que fueron recibidas.

Se entenderán por fecha y hora de presentación las que aparezcan en el sello o escrito puesto en el sobre que contiene la oferta por el encargado de recibirla, en el momento de su llegada al sitio de entrega de la misma, fijado en los documentos de la invitación.

Cuando lo estime conveniente la IPS-I MINGA, podrá prorrogar la fecha de entrega de las propuestas antes de su vencimiento, por el tiempo que considere necesario.

La propuesta deberá ser presentada en dos sobres diferentes, uno de ellos debe contener la propuesta técnica (especificaciones técnicas, documentos legales y contractuales que acrediten los requisitos de participación) y el otro la propuesta económica, los sobres deberán ser marcados con el objeto de la solicitud de oferta, nombre del Oferente e identificación del original y copias respectivas.

Si el sobre o paquete fuese entregado sin cerrar o sin las constancias requeridas en el párrafo anterior, la IPS-I MINGA no asumirá responsabilidad alguna, en caso de que la oferta sea traspapelada o abierta prematuramente.

Si el proponente desea retirar su propuesta antes del cierre de la convocatoria, deberá presentar una solicitud en tal sentido, firmada por la misma persona autorizada para la entrega de la oferta. La propuesta le será devuelta sin abrir, en el momento de la apertura de las propuestas, previa expedición de un recibo firmado por el dinamizador responsable por parte de la IPS-I MINGA y por el solicitante.

11. CORRESPONDENCIA Y COMUNICACIONES.

Toda la correspondencia relacionada con consultas, aclaraciones y observaciones de la presente invitación, deberán ser dirigidas al correo electrónico: [email protected]   con el título:  prestación de servicio de transporte especial terrestre para la IPSI MINGA.

La IPSI MINGA por su parte dará respuesta a las comunicaciones presentadas mediante aclaraciones las cuales serán enviadas por escrito al correo que indique el posible proponente.

Se aclara que el único medio oficial de comunicación para toda la información relacionada con el proceso contractual es [email protected]

12. AMPLIACIÓN DEL PLAZO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN.

LA IPS-I MINGA podrá ampliar el plazo de invitación del proceso de contratación antes de su vencimiento, cuando lo considere conveniente y por el número de días que considere necesarios.

13. INTERPRETACIÓN, ACLARACIÓN Y MODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.

Interpretación: Con la presentación de la oferta, el proponente manifiesta que estudió los términos de Condiciones y todos los documentos y demás documentos que hacen parte del presente proceso, que obtuvo las aclaraciones sobre las estipulaciones que haya considerado inciertas o dudosas, que conoce la naturaleza y características del servicio a prestar, su costo y su tiempo de ejecución, que formuló su oferta de manera libre, seria, precisa y coherente.

Todos los documentos del proceso de selección se complementan mutuamente, de tal manera que lo indicado en cada uno de ellos se entenderá como indicado en todos. Las interpretaciones o deducciones que el proponente haga de lo establecido en este término de Condiciones serán de su exclusiva responsabilidad. En consecuencia, LA IPSI MINGA no será responsable por descuidos, errores, omisiones, conjeturas, suposiciones, mala interpretación u otros hechos desfavorables en que incurra el proponente y que puedan incidir en la elaboración de su oferta o propuesta.

Aclaración: El interesado en participar en este proceso de contratación, podrá solicitar aclaración a los documentos de este proceso mediante comunicación dirigida a LA IPS-I MINGA al correo [email protected], dos días hábiles antes del cierre de la invitación.

La IPS-I MINGA responderá por escrito al correo que indique el posible proponente y en caso de que la solicitud sea conducente y pertinente para el proceso se adecuarán los Términos de Referencia de acuerdo a las observaciones presentadas, lo cual se aclarará en la misma comunicación y de igual forma se dará a conocer a los demás proponentes.

Modificación: Una vez realizada la invitación donde se envía términos de referencia y anexos, la IPSI MINGA podrá, antes de que se venza el plazo previsto, modificar los documentos del proceso de contratación, mediante adendas que se enviarán a cada posible proponente, los cuales serán de obligatoria observancia para la preparación de las ofertas, para el presente caso, no se admitirán ajustes, requerimientos o cambios a los términos de referencia, un (01) día hábil antes de su entrega.

Cualquier modificación que el proponente quiera introducir a su propuesta deberá ser hecha en la misma forma y por los mismos medios que aquella, antes de la fecha y hora de entrega de las propuestas. Llegadas éstas, no podrán ser modificadas.

PARÁGRAFO: Si las modificaciones dan origen a la ampliación del plazo para el cierre de la invitación y apertura de propuestas, así se dará a conocer en su momento

14. PREPARACIÓN DE LA OFERTA.

La información que se consigna en este capítulo contiene los elementos básicos para la formulación de la propuesta en cuanto pueda afectar el precio, el plazo de ejecución, las condiciones de los mismos, etc. El proponente debe verificarla completamente y cerciorarse que no alberga dudas respecto a ella. En caso contrario, debe elevar las consultas por escrito que considere pertinentes, en las oportunidades que estos documentos le conceden.

El oferente, en la preparación de la oferta, deberá tener presente que el proceso de contratación, la celebración y la ejecución del contrato a que se refiere esta solicitud de oferta, se rige en todas las etapas por las disposiciones legales aplicables en Colombia, especialmente las del derecho privado.

Igualmente, incluirá con la oferta, toda la información técnica disponible que permita una mejor evaluación de la misma.

LA IPSI MINGA no considerará ofertas que omitan información o documentos que sean esenciales para la valoración de las mismas, así como aquella que contenga información incierta, confusa, errada o contradictoria.

15. PRECIOS DE LA OFERTA.

Los oferentes deberán detallar los precios cotizados, de la presente solicitud de oferta. Se deberán cotizar precios en pesos colombianos.

16. IMPUESTOS, DEDUCCIONES Y GASTOS.

El oferente deberá conocer las normas vigentes en Colombia en materia tributaria, por lo tanto, al preparar la oferta deberá tener en cuenta todos los impuestos que puedan afectar sus precios y hayan de causarse por la ejecución del contrato tales como el de retención en la fuente, si es del caso, el de Industria y Comercio, así como el valor que ocasione la constitución de garantías, derechos e impuestos a que haya lugar por ley y los gastos que demande la legalización del contrato.

El valor de la propuesta debe incluir todos los gastos, costos, derechos, impuestos, tasas y demás contribuciones relacionadas con el cumplimiento del objeto del presente contrato cuando a ello hubiere lugar.

Los gastos legales en los cuales se incurra para permitir la iniciación y ejecución del contrato serán por cuenta del CONTRATISTA seleccionado.

Los proponentes en el entendido de que la IPS I MINGA -AIC EPSI hace parte de la estructura del CRIC programa de salud, y que en virtud de ello el Décimo Quinto Congreso celebrado en el territorio ancestral del Resguardo indígena de Río Blanco del 25 al 30 de junio del año 2017, y de las conclusiones generales mandatadas, en especial la que corresponde al fortalecimiento político organizativo de los pueblos indígenas. Que dice: “Creación de una resolución de las autoridades indígenas para enfrentarnos al régimen tributario comercial o externo”, la IPSI MINGA realizará los descuentos de Ley incluido el descuento del 2% del valor total del contrato, con cargo al fortalecimiento del Sistema Indígena de Salud Propia Intercultural SISPI, de acuerdo a la Resolución emitida por el CRIC, aprobadas en el tema de GOBIERNO PROPIO; establecidas mediante Resolución No. 01 de 2020, por tanto el seleccionado, bajo la gravedad de juramento que se entiende con la presentación de la propuesta acepta  este descuento comunitario el cual quedará incluido en las cláusulas contractuales.

Descuentos: En la ejecución del contrato, una vez hecha la adjudicación, se efectuará todas las retenciones e impuestos a que haya lugar, incluidas las contribuciones establecidas en derecho propio.

17. GARANTÍAS EXIGIDAS:

El contratista constituirá a favor de la IPSI MINGA, las garantías para amparar los riesgos señalados a continuación, las cuales, serán otorgadas por un banco o compañía de seguros, legalmente establecida en Colombia, aceptables en su procedencia, contenido y forma por la IPSI MINGA.

En la suscripción de las pólizas, el oferente a contratar deberá vigilar que el nombre del AIC/ IPSI MINGA debe figurar como Asociación Indígena del Cauca EPSI/ IPSI MINGA acompañado de su NIT número 817.001.773-3. Igualmente, el número del NIT y el nombre del tomador indicados en la garantía deben corresponder exactamente con los que figuran en el certificado de existencia y representación legal de la sociedad oferente, cuando este es persona jurídica, o en la cédula de ciudadanía cuando se trate de una persona natural.

El valor de la prima respectiva, así como el de sus ampliaciones, será cubierto por el contratista. Las garantías deberán estar firmadas por el contratista y por la compañía aseguradora y acompañarse de sus respectivos recibos de pago de prima.

La garantía se constituirá en la misma moneda del contrato.

Cuando haya modificaciones de plazo, objeto o precio del contrato, el contratista deberá ampliar las garantías para conservar el monto porcentual y la vigencia aquí pactada, de no hacerlo, el contratista autoriza a la IPSI MINGA a iniciar ante la respectiva asegurada los trámites necesarios para la modificación de las pólizas sin que se genere relación económica alguna entre la IPSI MINGA y la aseguradora.

Las garantías deberán estar vigentes durante la vigencia del contrato y su liquidación, salvo la vigencia que para un amparo determinado se señale expresamente.

De conformidad con la normatividad vigente en Colombia, la IPSI MINGA, una vez analizadas las calidades y requisitos de los proponentes comuneros(as) a contratar, el objeto a contratar, los insumos a proveer, el valor y la forma de pago, el plazo de ejecución entre otros factores, determinó exigir las siguientes garantías

AMPARO	PORCENTAJE	VIGENCIA
Cumplimiento	20% del valor del contrato	Con una vigencia que cubra la duración del mismo y seis meses más a favor de la AIC- IPSI MINGA
Responsabilidad Civil Extracontractual	Hasta 200 SMLMV	Con una vigencia que cubra la duración del mismo y tres meses más a favor de la AIC- IPSI MINGA

 

Nota: el seguro vigente del o los vehículos a la fecha de la suscripción del contrato serán requisitos esenciales dentro del acuerdo y se anexará en el expediente respectivo.

18. CONDICIONES 

18.1. Obligaciones De La Ipsi Minga: En desarrollo del presente contrato tendrá los siguiente derechos y deberes 1) Exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado. 2) Actualizar y adoptar las medidas necesarias cuando se produzcan fenómenos que alteren en su contra el equilibrio económico o financiero del contrato, previo informe del supervisor, sobre la ocurrencia de tales hechos 3) Adelantar las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños que sufran en desarrollo o con ocasión del contrato. 4) Ejercer las acciones a las que haya lugar, por las situaciones administrativas de la Entidad, como consecuencia del presente contrato. 5) Pagar oportunamente al contratista el valor del contrato, previo cumplimiento de los requisitos establecidos. 6) Prestar al contratista todo lo necesario para la adecuada ejecución del objeto contractual.

18.2. Obligaciones Específicas Del Contratista: El contratista en desarrollo del presente contrato tendrá los siguientes derechos y obligaciones: 1) Recibir oportunamente el pago estipulado en el contrato. 2) Cumplir de buena fe con el objeto del presente contrato, de conformidad con la propuesta adjunta, la cual hace parte integral del contrato. 3) Presentar las observaciones y recomendaciones para el buen desarrollo del contrato. 4) Cumplir con el objeto contractual acordado en la forma, lugar y fecha requeridas por la IPSI MINGA. 5) Constituir las garantías que le sean exigidas y mantenerlas vigentes por el tiempo estipulado por la IPSI MINGA. 6)Acatar los requerimientos y observaciones que con ocasión de la ejecución del contrato le hagan el supervisor y/o la contratante. 11) Las demás que tengan relación directa con la naturaleza y     objeto del contrato que se suscriba.

18.3. Servicios:

En desarrollo de las anteriores obligaciones, el contratista se obliga a prestar el servicio a la IPSI MINGA.

18.4. Control Y Vigilancia Del Contrato a realizar: La Supervisión del cumplimiento del objeto y sus obligaciones derivadas del contrato será designado por la IPSI MINGA, quien podrá apoyarse para el seguimiento técnico en otro personal de la organización con conocimiento en la materia, lo cual podrá hacer por escrito en otro dinamizador de la IPSI MINGA. Quien desarrollará las siguientes funciones: 1) Elaborar los términos de referencia. 2)  elaboración y firma del acta de inicio y demás actas que se requieran durante la ejecución del objeto contractual. 3) Realizar el seguimiento, control, evaluación y formular las observaciones para la mejora continua de la ejecución de las actividades realizadas y pactadas. 4) Revisar y aprobar los informes cuando sea el caso. 5) Verificar la cuenta de cobro o factura para el respectivo pago del servicio de acuerdo a lo estipulado en el contrato. 6) Verificar el cumplimiento de los antecedentes disciplinarios, fiscales y penales antes y durante la ejecución del representante legal y de la persona jurídica. 7) Proyectar el acta final y la liquidación del contrato. Al igual deberá en el ejercicio de sus funciones observar lo dispuesto en el artículo 4 y el numeral 1) del artículo 26 de la Ley 80 de 1993 y los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011.

Las propuestas presentadas de forma extemporánea a los horarios y fechas  establecidos por la IPSI MINGA  no se tendrán en cuenta para el proceso de selección.

Nota: El proceso de selección del proveedor está exclusivamente a cargo del Comité de compras bajo la estructura administrativa de la AIC EPSI- MINGA IPSI según el cumplimiento de los requisitos exigidos, ninguna persona de manera individual tiene la autorización de negociación.

Se debe tener en cuenta que el RUT y la cámara de comercio (SI APLICA), deben contar con la actividad económica que permita el proceso contractual; de lo contrario favor abstenerse de enviar la cotización.

19. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS:

Las partes resolverán las controversias contractuales que se llegasen a presentar en la ejecución del contrato mediante los Mecanismos Alternativos de Solución de Controversias Contractuales – MASC en concordancia con la Jurisdicción Especial Indígena.

20. SUSPENSIÓN TEMPORAL DEL ACUERDO:

Se podrá suspender temporalmente la ejecución del contrato suscrito con la IPSI MINGA, por circunstancias de fuerza mayor, caso fortuito o cuando las partes de común acuerdo lo consideren pertinente, lo cual deberá constar por escrito mediante acta suscrita por las partes intervinientes, en la que conste tal evento, previa justificación por parte del Supervisor del acuerdo comunitario de prestación de servicios por parte de la IPSI MINGA. Cuando estas circunstancias afecten los compromisos del contratista, estos deberán comunicarlo por escrito al Supervisor del contratista inmediatamente tengan ocurrencia, procediendo la IPSI MINGA a realizar su estudio para determinar su aceptación mediante acta. De todo lo anterior, el contratista dará aviso a la respectiva compañía de seguros en caso de que se hubiere pactado la garantía. PARÁGRAFO PRIMERO: Se entienden por fuerza mayor o caso fortuito las situaciones contempladas y definidas por el artículo 64 del Código Civil Colombiano, subrogado por la Ley 95 de 1890. PARÁGRAFO SEGUNDO: Reiniciado el acuerdo, el contratista deberá remitir, al Supervisor del contrato por parte de la IPSI MINGA, el certificado de modificación de la garantía, ajustándose en el plazo si a ello hubiere lugar.

21. TRATAMIENTO DE DATOS:

Con la firma del contrato  el firmante autoriza de manera libre, expresa, voluntaria, previa, informada e inequívoca a la IPSI MINGA, en su condición de responsable del tratamiento de los datos personales, para que, almacene, comparta, utilice, transfiera o transmita, y en general realice el tratamiento de mi información, a) la ejecución de este contrato y verificación de permisos y/o licencias para su ejecución; b) realizar consultas en las listas restrictivas y vinculantes como acción trasversal del sistema de gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo; c). Realizar reportes ante centrales de riesgo por incumplimientos de obligaciones crediticias, previo requerimiento formal y por escrito al titular; d) a revocar la autorización que por medio de este documento; Según la política de protección de datos personales y la Ley 1581 de 2012 y demás leyes que para el efecto aplican. Como consecuencia de la autorización otorgada, al suscribir el contrato.

22. REAJUSTES DE PRECIO O VALOR DEL SERVICIO: Al momento de constituirse el contrato, éste no tendrá reajuste alguno.

23. DOMICILIO CONTRACTUAL: El domicilio contractual es la sede principal de la IPSI MINGA en la Carrera 11 # 12 N -75 Barrio Santa Clara, Popayán- Cauca.
24. REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO: El contrato se entenderá perfeccionado con la firma de las partes, y para su ejecución requiere la constitución y aprobación de las garantías exigidas y la suscripción del acta de inicio respectiva.
25. EL CONTRATO Y SUS DOCUMENTOS:

Forman parte del contrato los siguientes documentos: a). Los términos de referencia, anexos e invitación al proponente, con base en el cual el oferente presentó su oferta. B). Las observaciones y aclaraciones a los términos de referencia si las hay, C). La oferta, anexos y las comunicaciones del contratista en cuanto hayan sido aceptadas por la IPSI MINGA. D). El acta de evaluación y calificación de la propuesta de la invitación. E) La aceptación de la propuesta. F). Las modificaciones o cambios que se convengan por escrito entre las partes durante la ejecución del contrato. En caso de discrepancia entre los diferentes documentos, se atenderá lo dispuesto en ellos en el siguiente orden: el contrato, las modificaciones que se hagan en la ejecución del contrato, los términos de referencia con sus observaciones y aclaraciones, la oferta y sus aclaraciones aceptadas por la IPSI MINGA; así como los demás documentos que se generen durante la ejecución del contrato.

 

26. NOTIFICACIONES: Las notificaciones se podrá realizar al correo: [email protected]

ESTRUCTURA ADMINISTIVA AIC-EPS-I

CONVOCATORIA_003 TERMINOS DE REFERENCIA CONTRATAR TRANSPORTE CALDAS