Convocatoria No. 019 2024 Términos de referencia

CONVOCATORIA No. 019 DE 2024 – TÉRMINOS DE REFERENCIA

(05 septiembre de 2024)

PARA CONTRATAR:  Contrato de suministro de Apoyos Nutricionales para el cumplimiento de las actividades del Proyecto de Salud Indígena (PSI) en el Departamento del Valle del Cauca.

OBJETO: Contratar el suministro de Apoyos Nutricionales para el cumplimiento de las actividades del Proyecto de Salud Indígena (PSI) en el Departamento del Valle del Cauca.

JUSTIFICACIÒN: Actividades a realizar la ‘’Entrega de apoyos nutricionales según riesgo, incluye niños menores de 7 años, gestantes y capacidades diversas y demás población vulnerable’’; para la vigencia 2024, en los Municipios del Valle del Cauca: Florida, Jamundí, El Dovio y Bolívar.

NUMERO DE PROVEEDORES A SELECCIONAR:	01
ENTIDAD A INGRESAR:	ASOCIACIÓN INDÍGENA DEL CAUCA IPSI MINGA
AREA Y/O COMPONENTE A INGRESAR:	PROYECTO DE SALUD INDÍGENA – PSI
SEDE:	PSI – VALLE DEL CAUCA
MODALIDAD DE CONTRATACIÓN:	CONTRATO DE SUMINISTRO
TIEMPO DEL CONTRATO:	DOS (02) MESES, A PARTIR DEL PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO Y CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE EJECUCIÓN DEL OBJETO CONTRACTUAL.
VALOR PROMEDIO DEL CONTRATO:	N/A
REQUIERE AVAL:	N/A

 

SELECCIÓN DE CONTRATISTA Para Contratar el suministro de Apoyos Nutricionales para el cumplimiento de las actividades del Proyecto de Salud Indígena en Municipios del Departamento del Valle del Cauca:

1.        ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y CARACTERÍSTICAS DEL BIEN:

1.1.    El contratista realizará el suministro de Apoyos Nutricionales a todo costo, con las siguientes especificaciones y cantidades, de acuerdo con la clasificación del objeto a contratar.

No.	BIEN / SERVICIO	CANTIDAD DEFINITIVA	UNIDAD DE MEDIDA	ESPECIFICACIONES TÉCNICAS	MARCA DEL PRODUCTO	VALOR UNITARIO	VALOR TOTAL
1	ARROZ	1590	LIBRA	500 GR
2	SAL	265	KILO	1000 GR
3	HARINA PRECOCIDA DE MAIZ BLANCO	530	LIBRA	500 GR
4	FRIJOL ROJO	530	LIBRA	500 GR
5	ACEITE	265	LITRO	1000 ML
6	LENTEJA	795	LIBRA	500 GR
7	AVENA	795	BOLSA	200 GR
8	LECHE EN POLVO	530	BOLSA	380 GR
9	HARINA DE PLATANO	530	BOLSA	200 GR
10	PANELA TERMO SELLADA	795	LIBRA	500 GR
11	MAIZ BLANCO	1590	LIBRA	500 GR

Nota:

1). Los proponentes deberán especificar dentro de sus ofertas el Precio, Marca del producto a entregar a la AIC IPSI MINGA en caso de ser escogidos.

2). Los costos de transporte y entrega del suministro de Apoyos Nutricionales a proveer corren por cuenta del proveedor seleccionado.

3). Efectuar el suministro de Apoyos Nutricionales con productos de calidad, con estrictas condiciones de higiene y limpieza que garanticen la ejecución del objeto del presente contrato en forma adecuada, óptima, eficiente, idónea, diligente y eficaz, con la mayor calidad posible. Por lo cual deberá tener un control estricto de los productos, donde no presenten fechas de vencimiento recientes o próximos a vencer, y que no estén deteriorados o en malas condiciones.

4). La oferta económica deberá ser presentada en pesos colombianos, y dentro de la misma deberán incluir IVA y demás impuestos, tasas y/o contribuciones a que haya lugar, así como el costo del transporte de los productos hasta los sitios establecidos para la entrega, incluido cargue y descargue y demás costos que se incurran para la celebración del contrato.

5). El precio ofertado por el proponente deberá mantenerse durante todo el término de la ejecución del contrato, aun cuando se incremente el precio de los productos en el mercado, no habrá lugar a desequilibrio contractual si esto ocurriese y por lo tanto no habrá lugar a ajustar precios en el término del objeto contratado.

1.2.    Se deberá realizar la entrega de 265 Apoyos Nutricionales, empacados individualmente de la siguiente manera:

 

1.3.    TIEMPO, CANTIDAD Y LUGAR DE ENTREGA:

1.3.1.            Información General:

ELEMENTO:	DESCRIPCIÓN
Departamento	Valle del Cauca
Municipios	Florida, Jamundí, El Dovio y Bolívar.
Objetivo del Apoyo	‘’Entrega de apoyos nutricionales según riesgo, incluye niños menores de 7 años, gestantes y capacidades diversas y demás población vulnerable’’; para la vigencia 2024, en los Municipios del Valle del Cauca: Florida, Jamundí, El Dovio y Bolívar.
Fecha de Entrega 1	27 septiembre de 2024.
Fecha de Entrega 2	17 octubre de 2024
Total, Beneficiarios	133

1.3.2.            Detalle por Municipio:

MUNICIPIO	ENTREGA 1	ENTREGA 2	TOTAL, CANTIDAD DE APOYOS NUTRICIONALES	DIRECCIÓN
FLORIDA	Cantidad: 30 Apoyos nutricionales	Cantidad: 30 Apoyos nutricionales	60	Casa indígena Florida – Valle del Cauca
JAMUNDI	Cantidad: 14 Apoyos nutricionales	Cantidad: 14 Apoyos nutricionales	28	Punto de atención AIC – Jamundí Valle del Cauca
EL DOVIO	Cantidad: 73 Apoyos nutricionales	Cantidad: 73 Apoyos nutricionales	146	Calle 5 Nro. 10-07 Barrio la Merced y la Cabaña– Valle Del Cauca:
BOLIVAR	Cantidad: 16 Apoyos nutricionales	Cantidad: 15 Apoyos nutricionales	31	Corregimiento Naranjal – Punto de atención AIC

2.        MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL PROVEEDOR – FUNDAMENTOS JURÍDICOS.

2.1     IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR:

El contrato a celebrar corresponde a un contrato de suministro, y al tratarse, LA AIC EPS-I/ IPSI MINGA de una Asociación de Cabildos Indígenas, todas las diferencias que surjan entre las partes deberán dirimirse ante el Consejo Regional Indígena del Cauca – CRIC, a quien reconocen como Autoridad Tradicional con plena y total Jurisdicción, por lo tanto se regirá por Cualquier discrepancia originada en el desarrollo de la ejecución del contrato de suministro, la interpretación y la liquidación, se acudirá a las autoridades indígenas competentes por los factores territorial y personal, para que decida en ejercicio de la jurisdicción especial indígena la ruta a seguir.

De igual manera, de generarse algún desacuerdo en la presente cláusula, por elección de las partes se podrá acudir al régimen jurídico aplicable a la modalidad de selección del contrato a suscribir, sometido a la legislación y jurisdicción colombiana y demás normas que la complementen, modifiquen o reglamenten y por las normas civiles y comerciales que regulen el objeto del contrato, como también a los Mecanismos Alternativos legales de Resolución de Conflictos previstos en la Ley. Así mismo, se podrá hacer uso del mecanismo de conciliación previstos en la ley.

3.        PLAZO Y LUGAR DE EJECUCIÓN Y/O ENTREGA:

 

El plazo para la ejecución del objeto del contrato será de 30 DIAS CALENDARIO, contador a partir del perfeccionamiento del contrato y el cumplimiento de los requisitos de ejecución contractual. 

4.        VALOR Y FORMA DE PAGO:

 El valor del presente contrato estará sujeto a la disponibilidad presupuestal de la AIC IPSI MINGA y la aprobación por parte de la Estructura Administrativa de la AIC EPSI, y serán pagados de la siguiente manera:

La AIC IPSI MINGA pagará el 100 % del valor al contratista por el suministro de los apoyos nutricionales una vez que se haya cumplido con el objeto del contrato, y previo recibido a satisfacción (certificación de cumplimiento) con el visto bueno del Representante Legal delegado de la IPSI MINGA. Este documento detallará los productos entregados y su correspondiente valor, y estará acompañado de la factura original, el informe de supervisión emitido por el Supervisor(a) del Contrato, y las constancias de pago de las obligaciones por concepto de seguridad social, en caso de ser aplicable.

La factura de venta deberá cumplir, como mínimo, los requisitos de las normas fiscales establecidas en el artículo 617 del Estatuto Tributario. La fecha de la factura debe corresponder al mes de su elaboración, y en ella constará el número del contrato, el concepto del bien o servicio que se está cobrando, la dependencia responsable y el nombre del supervisor designado o funcionario responsable. 

La recepción de las facturas y documentos equivalentes deben ser entregados en la AIC IPSI MINGA y deberán radicarse en la sede de la IPSI MINGA, ubicado en la CARRERA 11 N° 12 N – 75, BARRIO SANTA CLARA.

El CONTRATISTA deberá dar cumplimento a toda la normatividad en materia tributaria que aplica para este tipo de contratación, y deberán ser enviadas las facturas electrónicas al correo del CONTRATANTE denominado: [email protected]

El contratista deberá informar a la AIC IPSI MINGA la cuenta bancaria (corriente o de ahorros), abierta a su nombre, en la cual le serán consignados o transferidos electrónicamente, los pagos que por este concepto le efectúe la Asociación Indígena del Cauca AIC IPSI MINGA.

Como requisito previo para la autorización de cada Acta de Pago, el contratista deberá acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como parafiscales (SENA, ICBF, Cajas de Compensación Familiar, etc.), cuando corresponda.

Todos los impuestos, retenciones y gastos de transporte y demás que se causen por razón de la legalización y ejecución de los contratos, incluidas la constitución de las garantías aplicables, en caso de que se le requiera, son de cargo exclusivo del CONTRATISTA según el contrato. Por lo tanto, los precios que se propongan deberán considerar tales conceptos.

5.      REQUISITOS HABILITANTES Y DE EXISTECIA Y REPRESENTACION LEGAL:

A través del Manual de Contratación AIC EPS-I/IPSI MINGA, CAPITULO III. DISPOSICIONES GENERALES PARA LA CONTRATACIÓN, NUMERAL 1, Y SIGUIENTES:

Con el propósito de verificar los requisitos habilitantes el proponente anexo a su OFERTA deberá presentar los siguientes documentos:

5.1. Para persona natural y/o persona jurídica según corresponda.

1.        El proponente deberá presentar su OFERTA en sobre cerrado, sellado y debidamente foliado, que contenga la oferta técnica y la oferta económica.

2.        Carta de presentación de la propuesta, firmada en original por el proponente, la oferta se presentará por escrito, en idioma español y a computador.

3.        Con la carta de presentación de la propuesta se entiende presentada la declaración juramentada por parte del proponente de no encontrarse incurso en alguna de las inhabilidades o incompatibilidades previstas en la Ley, ni en conflicto de intereses que pueda afectar el normal desarrollo del contrato, así como el origen licito de los recursos destinados para la ejecución del contrato.

4.        Copia de la cédula de ciudadanía del proponente ampliado al 150%.

5.        Certificado de Registro o Matrícula Mercantil vigente o renovada, certificado que debe ser expedido por la Cámara de Comercio dentro de los treinta (30) días calendario, anteriores a la fecha de presentación de la propuesta, donde se verifique que el objeto o actividad económica cumpla con el objeto contractual de la presente invitación.

6.        Registro único Tributario (RUT-Actualizado) en el cual se pueda verificar el NIT y que la actividad económica de la persona esté directamente relacionada con el objeto contractual (puede ser la actividad principal o secundaria(s).

7.        Certificado de antecedentes disciplinarios, fiscales y judiciales actualizados tanto del representante legal como de la empresa o sociedad, con fecha no mayor a treinta (30) días del cierre de la presente convocatoria.

8.        Certificación bancaria de cuenta corriente o bancaria actualizada.

9.        Estados financieros certificados y dictaminados con corte a 31 de diciembre 2023 y notas de los estados financieros.

10.     Copia de la tarjeta profesional del contador quien firma los estados financieros y el certificado de la junta de central de contadores vigente.

11.     Copia de los contratos liquidados y/o certificación de acreditación de experiencia en contratación que sumada sea igual o superior al 100% del valor del contrato. 

12.     Soporte de la Afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral.

13.     Certificación del Revisor Fiscal o Contador, o soporte de paz y salvo en el pago de aportes parafiscales y de seguridad social.

 

5.2. Precisiones sobre los documentos habilitantes.

5.2.1. Carta de presentación de la oferta. La carta de presentación de la OFERTA debe estar suscrita en original por la persona natural o por el representante legal de la persona jurídica. Podrán suscribir la propuesta las personas naturales o jurídicas en sus diferentes tipos de asociación que presten sus servicios en la distribución de los elementos requeridos.

5.2.2. Fotocopia de la cédula. Del oferente o su Representante Legal (según su condición de persona natural o jurídica).

5.2.3. Certificado de Existencia y Representación Legal. El proponente deberá presentar el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio con una expedición no mayor de treinta (30) días anteriores a la fecha de cierre de la invitación

5.2.4. Inhabilidades e incompatibilidades. El proponente deberá manifestar no encontrarse incurso dentro de alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar. El proponente declarará en la carta de presentación de la propuesta que no se encuentra dentro de dichas inhabilidades e incompatibilidades.

5.2.5. Registro Único Tributario del Oferente. El oferente deberá anexar una fotocopia legible del RUT, en el cual se pueda verificar el NIT y que la actividad económica de la persona esté directamente relacionada con el objeto contractual (puede ser la actividad principal o secundaria(s).

5.2.6. Experiencia del proponente. Para ser considerado hábil, el proponente deberá acreditar EXPERIENCIA RELACIONADA COMO MÍNIMO LA PRESENTACIÓN DE DOS (02) COPIAS DE CONTRATOS RELACIONADA CON EL OBBJETO DE LA PRESENTE CONVOCATORIA,, anteriores a la fecha de cierre de la invitación, donde la sumatoria de ellos tenga un valor igual o superior al cien por ciento (100%) del valor de la propuesta a contratar. Dichos documentos serán verificados por el comité evaluador, y todo caso ya sea en el transcurso de la etapa precontractual y contractual de evidenciarse falsedad o incongruencia en la información se dará por finalizado el proceso, so pena de las acciones legales en contra del proponente.

5.2.7.  Los proponentes deberán acreditar una adecuada capacidad financiera para el desarrollo del objeto del contrato en relación con el monto del mismo, para la realización de dicho análisis se requerirá por parte del proponente la presentación de sus estados financieros certificados y dictaminados, con fecha de corte al 31 de diciembre de 2023.

No se tendrán en cuenta para la evaluación aquellas certificaciones que no contengan información que permita verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en este numeral. 

6.       PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA. 

La evaluación de la propuesta técnica y económica se hará posterior al cierre de la invitación. Se considera propuesta elegible siempre y cuando cumplan con todos los requisitos de participación exigidos en la presente invitación, y que no vayan en detrimento de las condiciones que aquí se solicitan. No obstante, lo anterior, cuando se demuestre que el proponente presenta documentos o información que no corresponda a la realidad, su propuesta será descalificada en cualquiera de las etapas en que se encuentre este proceso. Sin perjuicio de las acciones civiles y penales a que hubiere lugar.

Cuando este hecho se detecte luego de celebrado el contrato, será causal de terminación de este, sin perjuicio de las acciones contractuales y penales a que hubiere lugar.

6.1. EVALUACIÓN TÉCNICA.

Revisión por parte del área que requiere la contratación, teniendo en cuenta los siguientes criterios. Este factor dará puntaje de calificación de máximo 60 PUNTOS distribuidos así:

Nota: La presente evaluación con relación a la “evaluación financiera” el puntaje Máximo es de 10 puntos, y los ítems de evaluación son acumulables entre sí.

Nota: La presente evaluación con relación a la “experiencia en contratación relacionada” el puntaje Máximo es de 15 puntos, y los ítems de evaluación NO son acumulables entre sí.

Nota: La presente evaluación con relación a la “propuesta técnica” el puntaje Máximo es de 35 puntos, y los ítems de evaluación son acumulables entre sí.

6.2. EVALUACIÓN ECONÓMICA.

La evaluación económica se realizará con fundamento a la sumatoria del valor unitario de cada uno de los productos relacionados en el ítem 1.1. de la presente convocatoria, requerido para el suministro de los apoyos nutricionales.

NOTA 1: Se rechazará cualquier propuesta que presente desequilibrios injustificados en los precios de los productos ofrecidos en las propuestas en relación con el índice de precios al consumidor y los precios del mercado. Se considerará desequilibrio injustificado cualquier intento de manipulación de precios; incluyendo la oferta de precios notablemente bajos en uno o varios productos con el fin de compensar precios inflados en otros. Los proponentes serán responsables de justificar adecuadamente los precios presentados. El incumplimiento a estas observaciones resultará en el rechazo de la propuesta.

 

NOTA 2: El proponente deberá presentar el Valor Unitario de cada uno de los productos, el cual deberá incluir todos los costos necesarios indicados en la presente convocatoria para la correcta ejecución del objeto contractual. 

NOTA 3: Los valores propuestos deberán contemplar todos los costos directos e indirectos en los cuales incurra el contratista para la correcta ejecución de la presente contratación. Los precios contenidos en la propuesta NO ESTÁN SUJETOS A REAJUSTE ALGUNO DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO, por tal razón, el proponente deberá tener en cuenta en el momento de la elaboración de propuesta los posibles incrementos. 

NOTA 4: En el evento en que los bienes causen IVA y éste no aparezca discriminado en la propuesta económica (portafolio), la IPSI MINGA considerará que está incluido en la propuesta y así lo aceptará el proponente, así como de cualquier gravamen, impuesto o retención aplicable. 

Revisión por parte del área que requiere la contratación analizando la propuesta y obteniendo el mayor puntaje, sin detrimento de la calidad de los bienes a proveer. Este factor tiene un valor máximo de 40 PUNTOS:

 

7.        ASIGNACIÓN DEL PUNTAJE TOTAL.

La suma del puntaje de la evaluación técnica y la evaluación económica define el puntaje final, previo cumplimiento de los requisitos habilitantes, lo cual determina la selección del contratista que cumpla con los requisitos establecido 

Analizada la propuesta de acuerdo con el procedimiento citado en el anterior numeral, se determinará si cumple o no cumple con los requisitos establecidos.

El resultado del proceso de evaluación, se le hará saber al proponente mediante carta de aceptación de la oferta, el cual tiene carácter de reserva. 

Se adjudicará el contrato siempre y cuando cumpla con los requisitos establecidos, los bienes o servicios sean de óptima calidad, quedando claro que solo el Comité de compras conformado por la Estructura Administrativa de la AIC EPSI, IPSI MINGA, sugieren a quien se le adjudique la compra. A criterio del comité, no siempre se adjudicará el contrato por más económica que sea esta, dado que interesa considerar la calidad del bien.

 Mediante comunicación de aceptación de la oferta, la IPSI MINGA manifestará la aceptación expresa e incondicional de la misma, la cual enviará por escrito al proponente que resulte seleccionado, documento que reposará en el archivo de la entidad contratante.  

 Las cantidades a comprar podrán variar y están sujetas a la disponibilidad de los recursos para cada una de las compras.

En caso de que el proveedor elegido no cumpla con los términos del contrato, o decida desistir de él, se realizará nueva invitación.

8.        CAUSALES DE RECHAZO:

Serán rechazadas y eliminadas las propuestas en cualquiera de los siguientes casos:

ü  La presentación de varias propuestas por parte del mismo proponente por sí o por interpuesta persona.

ü  Presente desequilibrios injustificados en los precios de los productos ofrecidos en las propuestas en relación con el índice de precios al consumidor y los precios del mercado. Se considerará desequilibrio injustificado cualquier intento de manipulación de precios, incluyendo la oferta de precios notablemente bajos o muy altos en uno o varios productos.

ü  Cuando el proponente se halle incurso en alguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar establecidas en la Constitución, la Ley o en el Manual de Contratación AIC EPS-I/ IPSI MINGA

ü  Cuando la oferta se presente en forma extemporánea o en un lugar distinto al señalado en la invitación.

ü  Cuando se descubra o compruebe falta de veracidad en la documentación presentada para esta invitación.

ü  Cuando en la propuesta se encuentre información o documentos que contenga datos tergiversados, alterados o tendientes a inducir a error al comprador.

ü  Cuando se compruebe que un proponente ha interferido, influenciado, u obtenida correspondencia interna, proyectos de concepto de evaluación o de respuesta a observaciones, no enviados oficialmente a los proponentes.

ü  Cuando se compruebe confabulación entre los proponentes que altere la aplicación del principio de selección objetiva.

ü  Cuando el objeto principal de la persona jurídica no guarde relación directa con el objeto contractual.

ü  Cuando el proponente se encuentre incurso en alguna de las causales de disolución y/o liquidación de sociedades.

ü  Cuando el proponente habiendo sido requerido por el contratante para aportar documentos o información conforme a lo establecido en la invitación, no los allegue conforme a sus exigencias y/o dentro del término fijado para el efecto, en la respectiva comunicación o en la presente invitación.

ü  Cuando los ítems ofertados no correspondan exactamente a la descripción técnica exigida en la presente invitación.

ü  Cuando la propuesta se modifique por el proponente de manera unilateral o ante una solicitud de aclaración de la IPSI MINGA.

ü  Cuando el proponente no cumpla con alguno de los requisitos habilitantes contenidos en la presente invitación.

ü  Cuando mediante acuerdos u otras conductas realizadas por el proponente se atente o pongan en riesgo los derechos de LA IPSI MINGA o de otros proponentes.

ü  Cuando el proponente ejecute cualquier acción tendiente a influenciar o presionar a los dinamizadores de la IPS-I MINGA encargados del estudio y evaluación de las propuestas, o de la aceptación de la oferta.

ü  Cuando el proponente no haya respondido oportunamente cualquier requerimiento de información de LA IPSI MINGA o lo haga modificando la propuesta.

ü  Cuando el proponente no acepte la sujeción a la ley colombiana o cuando la propuesta estipule la obligatoriedad de que las diferencias que surjan entre las partes durante la ejecución del contrato sean sometidas a la decisión de los Mecanismos Alternativos de Solución de Controversias Contractuales – MASC en el marco de la Jurisdicción especial Indígena.

ü  Cuando los estados financieros solicitados para evaluación no cumplan lo previsto en la ley.

ü  Cuando el revisor fiscal o el contador público responsables de suscribir los documentos financieros exigidos no estén debidamente registrados ante las autoridades competentes y habilitados por éstas.

ü  Cuando detectadas desviaciones no sustanciales en la propuesta, el proponente requerido para hacer las aclaraciones que la IPSI MINGA consideran necesarias, no las haga o las que haga resulten por fuera del tiempo fijado para ello o insatisfactorias para el propósito buscado.

ü  Cuando, detectados errores u omisiones de forma en los documentos financieros y solicitadas las aclaraciones del caso, el proponente no las haga o las que presente se consideren insatisfactorias o inconsistentes por parte de la IPS-I MINGA.

ü  Cuando el oferente no presente el formulario “Carta de presentación de la oferta” o habiéndola presentado no cumple con las exigencias requeridas.

ü  Cuando la propuesta no resulte elegible por no obtener un puntaje mínimo del sesenta por ciento (60%) del puntaje máximo establecido para la evaluación de la misma.

ü  No estar inscrito en el Registro Único de Proponentes (RUP) de la Cámara de Comercio. (cuando aplique)

ü  No presentar la totalidad de los formularios de precios (No se aceptan propuestas parciales).

ü  No cumplir con los índices financieros exigidos.

 

Las propuestas presentadas en la ciudad de Popayán Cauca deben ser radicadas en el área de gestión documental de la AIC IPSI MINGA, Carrera 11 # 12N -75/ Barrio Santa Clara.

 La propuesta y los requisitos habilitantes deben ser presentados en SOBRE SELLADO y debidamente foliado, en el lugar establecido en la presente convocatoria.

10.     LUGAR FÍSICO EN QUE SE LLEVARÁ A CABO EL RECIBO DE LAS OFERTAS.

EN LA CIUDAD DE POPAYÁN:

-Datos del remitente: Nombres y apellidos completos de la persona natural, razón social de la empresa, Identificación de la persona natural o jurídica, correo electrónico, dirección, teléfono.

-Dirección: Carrera 11 No. 12 N – 75, Sede principal IPS-I MINGA, oficina Gestión Documental, Barrio Santa Clara; Popayán, Cauca.

-A nombre de: NOSCAR MAURICIO LLANTEN LLANTEN, Representante Legal delegado IPS-I MINGA.

-Celular: 3166919163

-E-mail: [email protected]

-Dirigido el sobre con el siguiente título: CONVOCATORIA # 019 DEL 2024 SUMINISTRO DE APOYOS NUTRICIONALES – REGIONAL VALLE DEL CAUCA – IPSI MINGA

Nota: No se aceptan propuestas por medios electrónicos ni entregadas en oficinas diferentes a la anteriormente mencionada. Tampoco se aceptan ofertas sin remitente, ni presentadas en fechas y horas diferentes a las planteadas en el cronograma.

La oferta debe enviarse con suficiente antelación para que sea recibida en las instalaciones y/o sede de la AIC IPSI MINGA a más tardar en la fecha y antes de la hora fijada. En todo caso, la AIC IPSI MINGA no se hará responsable del retardo o extravío que se derive de esta forma de presentación. Las ofertas que se reciban después del plazo fijado para el cierre de la contratación serán devueltas al Oferente en las mismas condiciones en que fueron recibidas.

Se entenderán por fecha y hora de presentación las que aparezcan en el sello o escrito puesto en el sobre que contiene la oferta por el encargado de recibirla, en el momento de su llegada al sitio de entrega de la misma, fijado en los documentos de la invitación.

Cuando lo estime conveniente la AIC, podrá prorrogar la fecha de entrega de las propuestas antes de su vencimiento, por el tiempo que considere necesario.

La propuesta deberá ser presentada en un solo sobre, deberá contener la propuesta técnica (especificaciones técnicas, fichas técnicas comerciales específicas, documentos legales y contractuales que acrediten los requisitos de participación, la propuesta económica).

Si el sobre o paquete fuese entregado sin cerrar o sin las constancias requeridas en el párrafo anterior, la IPS-I MINGA no asumirá responsabilidad alguna, en caso de que la oferta sea traspapelada o abierta prematuramente.

Si el proponente desea retirar su propuesta antes del cierre de la convocatoria, deberá presentar una solicitud en tal sentido, firmada por la misma persona autorizada para la entrega de la oferta. La propuesta le será devuelta sin abrir, en el momento de la apertura de las propuestas, previa expedición de un recibo firmado por el dinamizador responsable por parte de la AIC IPS-I MINGA y por el solicitante. 

11.     CORRESPONDENCIA Y COMUNICACIONES.

Toda la correspondencia relacionada con consultas, aclaraciones y observaciones de la presente invitación, deberán ser dirigidas al correo electrónico: [email protected].

La AIC IPSI MINGA por su parte dará respuesta a las comunicaciones presentadas mediante aclaraciones las cuales serán enviadas por escrito al correo que indique el posible proponente.

Se aclara que el único medio oficial de comunicación para toda la información relacionada con el proceso contractual es [email protected]

12.     AMPLIACIÓN DEL PLAZO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN.

La AIC podrá ampliar el plazo de invitación del proceso de contratación antes de su vencimiento, cuando lo considere conveniente y por el número de días que considere necesarios.

13.     INTERPRETACIÓN, ACLARACIÓN Y MODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.

Interpretación: Con la presentación de la oferta, el proponente manifiesta que estudió los términos de Condiciones y todos los documentos y demás documentos que hacen parte del presente proceso, que obtuvo las aclaraciones sobre las estipulaciones que haya considerado inciertas o dudosas, que conoce la naturaleza y características de la compraventa, su costo y su tiempo de ejecución, que formuló su oferta de manera libre, seria, precisa y coherente.

Todos los documentos del proceso de selección se complementan mutuamente, de tal manera que lo indicado en cada uno de ellos se entenderá como indicado en todos. Las interpretaciones o deducciones que el proponente haga de lo establecido en este término de Condiciones serán de su exclusiva responsabilidad. En consecuencia, LA AIC IPSI MINGA no será responsable por descuidos, errores, omisiones, conjeturas, suposiciones, mala interpretación u otros hechos desfavorables en que incurra el proponente y que puedan incidir en la elaboración de su oferta o propuesta. 

Aclaración: El interesado en participar en este proceso de contratación, podrá solicitar aclaración a los documentos de este proceso mediante comunicación dirigida a LA AIC IPS-I MINGA al correo [email protected], dos días hábiles antes del cierre de la invitación. 

La AIC IPS-I MINGA responderá por escrito al correo que indique el posible proponente y en caso de que la solicitud sea conducente y pertinente para el proceso se adecuarán los Términos de Referencia de acuerdo a las observaciones presentadas, lo cual se aclarará en la misma comunicación y de igual forma se dará a conocer a los demás proponentes.

Modificación: Una vez realizada la invitación donde se envía términos de referencia, la AIC IPSI MINGA podrá, antes de que se venza el plazo previsto, modificar los documentos del proceso de contratación, mediante adendas que se enviarán a cada posible proponente, los cuales serán de obligatoria observancia para la preparación de las ofertas, para el presente caso, no se admitirán ajustes, requerimientos o cambios a los términos de referencia, un (01) día hábil antes de su entrega. 

Cualquier modificación que el proponente quiera introducir a su propuesta deberá ser hecha en la misma forma y por los mismos medios que aquella, antes de la fecha y hora de entrega de las propuestas. Llegadas éstas, no podrán ser modificadas.

PARÁGRAFO: Si las modificaciones dan origen a la ampliación del plazo para el cierre de la invitación y apertura de propuestas, así se dará a conocer en su momento.

14.     PREPARACIÓN DE LA OFERTA. 

La información que se consigna en este capítulo contiene los elementos básicos para la formulación de la propuesta en cuanto pueda afectar el precio, el plazo de ejecución, las condiciones de los mismos, etc. El proponente debe verificarla completamente y cerciorarse que no alberga dudas respecto a ella. En caso contrario, debe elevar las consultas por escrito que considere pertinentes, en las oportunidades que estos documentos le conceden. 

El oferente, en la preparación de la oferta, deberá tener presente que el proceso de contratación, la celebración y la ejecución del contrato a que se refiere esta solicitud de oferta, se rige en todas las etapas por las disposiciones legales aplicables en Colombia, especialmente las del derecho privado. 

Igualmente, incluirá con la oferta, toda la información técnica disponible que permita una mejor evaluación de la misma.

LA AIC IPSI MINGA no considerará ofertas que omitan información o documentos que sean esenciales para la valoración de las mismas, así como aquella que contenga información incierta, confusa, errada o contradictoria.

15.     PRECIOS DE LA OFERTA.

 Los oferentes deberán detallar los precios cotizados, de la presente solicitud de oferta. 

Se deberán cotizar precios en pesos colombianos, los cuales deben incluir todos los costos que se causen, de acuerdo con la modalidad de entrega. 

En los precios deberán estar además incluidos los gastos legales del contrato y todos los costos que deba asumir el Contratista por su ejecución, en la forma en que se haya estipulado. 

Los precios de los bienes y servicios cotizados en la oferta serán firmes para las cantidades que se adquieran inicialmente y constituirán la única y adecuada remuneración por los bienes y servicios que se compromete a entregar, y se referirán al pago de éstos de acuerdo con las condiciones estipuladas en esta solicitud de oferta.

16.     IMPUESTOS, DEDUCCIONES Y GASTOS. 

El oferente deberá conocer las normas vigentes en Colombia en materia tributaria, por lo tanto, al preparar la oferta deberá tener en cuenta todos los impuestos que puedan afectar sus precios y hayan de causarse por la ejecución del contrato tales como el de retención en la fuente, si es del caso, el de Industria y Comercio, así como el valor que ocasione la constitución de garantías, derechos e impuestos a que haya lugar por ley y los gastos que demande la legalización del contrato.

El valor de la propuesta debe incluir todos los gastos, costos, derechos, impuestos, tasas y demás contribuciones relacionadas con el cumplimiento del objeto del presente contrato.

Los gastos legales en los cuales se incurra para permitir la iniciación y ejecución del contrato serán por cuenta del CONTRATISTA.

Se aplicaran los descuentos que operan autorizados por el décimo quinto congreso celebrado en el territorio ancestral del Resguardo indígena de Rio Blanco del 25 al 30 de junio del año 2017, y de las conclusiones generales mandatadas, en especial la que corresponde a Economía propia en su numeral 12 que dice: “Creación de una resolución de las autoridades indígenas para enfrentarnos al régimen tributario comercial o externo”, autoriza para que se haga el aporte comunitario del 2% del valor total del contrato, con cargo al fortalecimiento administrativo de la organización regional con el fin de consolidar el proceso territorial, político organizativo del CRIC, de acuerdo a la resolución emitida por el CRIC que estructura y reglamenta los números 3,7,11 y 14 de las conclusiones finales aprobadas en el tema de GOBIERNO PROPIO.

PARÁGRAFO 1: Todas las actividades que deban ser realizadas para el cumplimiento del objeto deberán ser contempladas por el CONTRATISTA, en la preparación de su oferta, por lo cual, LA AIC IPSI MINGA, no se hará responsable por costos adicionales a los ofertados, y que hayan sido omitidos por EL CONTRATISTA.

Descuentos: En la ejecución del contrato, una vez hecha la adjudicación, se efectuará todas las retenciones e impuestos a que haya lugar, incluidas las contribuciones establecidas en derecho propio.

17.     GARANTÍAS EXIGIDAS:

El contratista constituirá a favor de la AIC IPSI MINGA, las garantías para amparar los riesgos señalados a continuación, las cuales, serán otorgadas por una compañía de seguros, legalmente establecida en Colombia, aceptables en su procedencia, contenido y forma por la AIC IPSI MINGA 

En la elaboración de las pólizas, el oferente deberá vigilar que el nombre de la AIC/ IPSI MINGA debe figurar como Asociación Indígena del Cauca EPSI/ IPSI MINGA acompañado de su NIT número 817.001.773-3. Igualmente, el número del NIT y el nombre del tomador indicados en la garantía deben corresponder exactamente con los que figuran en el certificado de existencia y representación legal de la sociedad oferente, cuando este es persona jurídica, o en la cédula de ciudadanía cuando se trate de una persona natural.

El valor de la prima respectiva, así como el de sus ampliaciones, será cubierto por el contratista. Las garantías deberán estar firmadas por el contratista y por la compañía aseguradora y acompañarse de sus respectivos recibos de pago de prima. 

Cuando haya modificaciones de plazo, objeto o precio del contrato, el contratista deberá ampliar las garantías para conservar el monto porcentual y la vigencia aquí pactada, de no hacerlo, el contratista autoriza a la AIC IPSI MINGA a iniciar ante la respectiva asegurada los trámites necesarios para la modificación de las pólizas sin que se genere relación económica alguna entre la AIC IPSI MINGA y la aseguradora. 

Las garantías deberán estar vigentes durante la vigencia del contrato y su liquidación, salvo la vigencia que para un amparo determinado se señale expresamente.

De conformidad con la normatividad vigente en Colombia, la AIC IPSI MINGA, una vez analizadas las calidades y requisitos de los proponentes a contratar, el objeto a contratar, los bienes o servicios a proveer, el valor y la forma de pago, el plazo de ejecución entre otros factores, determinó exigir las siguientes garantías:

AMPARO	PORCENTAJE	VIGENCIA
Cumplimiento	20% del valor del contrato	Con una vigencia que cubra la duración del mismo y seis meses más a favor de la AIC- IPSI MINGA
Póliza de calidad de los bienes y servicios prestados	20 % del valor del contrato.	Con una vigencia que cubra la duración del mismo.

Las propuestas fuera del horario, fecha y lugar establecido no se tendrán en cuenta para el proceso de selección.

Nota: El proceso de selección del proveedor está exclusivamente a cargo del Comité de compras según el cumplimiento de los requisitos exigidos, ninguna persona de manera individual tiene la autorización de negociación.

Se debe tener en cuenta que el RUT y la cámara y comercio deben de contar con la actividad económica que permita el proceso contractual; de lo contrario favor abstenerse de enviar la cotización.

18.     SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS:

Las partes resolverán las controversias contractuales que se llegasen a presentar en la ejecución del contrato mediante los Mecanismos Alternativos de Solución de Controversias Contractuales – MASC en concordancia con la Jurisdicción Especial Indígena. 

19.     EL CONTRATO Y SUS DOCUMENTOS:

 

Forman parte del contrato los siguientes documentos: a). Los términos de referencia, anexos e invitación al proponente, con base en el cual el oferente presentó su oferta. B). Las observaciones y aclaraciones a los términos de referencia si las hay, C). La oferta, anexos y las comunicaciones del contratista en cuanto hayan sido aceptadas por la IPSI MINGA. D). El acta de evaluación y calificación de la propuesta de la invitación. E) La aceptación de la propuesta. F). Las modificaciones o cambios que se convengan por escrito entre las partes durante la ejecución del contrato. En caso de discrepancia entre los diferentes documentos, se atenderá lo dispuesto en ellos en el siguiente orden: el contrato, las modificaciones que se hagan en la ejecución del contrato, los términos de referencia con sus observaciones y aclaraciones, la oferta y sus aclaraciones aceptadas por la IPSI MINGA; así como los demás documentos que se generen durante la ejecución del contrato.

20.     NOTIFICACIONES: Las notificaciones se podrá realizar al correo: [email protected]

 ESTRUCTURA ADMINISTIVA AIC-EPS-I IPSI “MINGA”

[pdf-embedder url=»https://www.cric-colombia.org/portal/wp-content/uploads/2024/09/CONVOCATORIA-19_001.pdf» title=»CONVOCATORIA 19_001″